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夢の実現に向けてさらなる一歩を (Section 8)

新たな企画

新しいコンセプトを持った歯科医院を立ち上げるのに、内装デザインをラヒムに依頼して徹底的にこだわってきました。それが出来上がるのを想像しただけでなんだかわくわくしてきます。でも何だかちょっぴり物足りなさを感じていました。
「そうだ今までにないシステムをつくろう」
思っちゃったらもう大変です。体がむずむずして、したくてしたくてたまらなくなるのです。
「とにかく動き出そう」
そしてまたまた大変な苦労が始まるのです。でもまたそれが楽しいのです。
「もの作りって楽しーい」

さて今回はちょっと思考を変えて、そのシステムを動かすためのソフト作りの話です。
いろいろ考えてばらばらに動いていたものがあるとき偶然にも重なってひとつのソフトが出来上がりました。僕は結構強運の持ち主かもしません。
ではまたそのどたばたを聞いてください。

 



神宮前矯正歯科の問題解決に向かって

当時、私たちの診療所ではたいへん大きな問題を抱えていました。次の予約がなかなか取れないのです。一度予約の変更をすると1ヶ月2ヶ月待ちが当たり前。電話で次の予約を取るにも希望日が取れないため
「申し訳ございません。その日はいっぱいで」
「じゃあこの日は」
「申し訳ございません。その日もいっぱいで・・・・」
1つの予約を取るのに20分から30分かかります。
患者様はいらいらして怒り出し・・・
「もういいです。その日で・・・」
そんな電話がひっきりなしに1日中鳴り響きます。
そのため電話が繋がらず患者様からお怒りのメールが。
電話を2回線に増やしましたが問題解決にはならず、ひっきりなしに電話が鳴って結局繋がらず。
またまたお怒りのメールが。
そのためあっちでイライラこっちでイライラ
「Oh my God!」
何とかしなければ・・・・

電話のほとんどは予約変更の電話です。
でも当日のアポイント帳を見ると空いている時間が・・・。
そうなのです。
当日のキャンセルが多くて、一日終わってアポイントを見ると、アポイント帳には空きがたくさんあるのです。そのためにその先のアポイントが取れなくなっているのです。

「せめて当日キャンセルだけでも失くしたいなあ。2日前のキャンセルならキャンセル待ちの人に連絡が出来るから何とかなるし。
とにかくアポイント帳を埋めなければ後からの予約が益々取り難くなるよね。もっとスムーズなご案内が出来るようにしなければ電話が繋がらないよね」

そこで考えたのがポイントシステムでした。
「治療費や歯ブラシなど、お金を払ったらポイントがもらえれば患者様は喜ぶよね。そこで当日キャンセルのときだけポイントをちょっとだけいただけばキャンセルが減るんじゃないかな。いいアイデアだと思わない?」
(今はこの問題は違う方法で解決しましたが当時はこのように考えていました)

最初はそんな思いでした。
「とにかく、ポイントカードの会社に話を聞いてみよう。何か道が開けるかも」
インターネットで調べて数社とアポイントを取りました。
話を聞くといろいろなことが出来ることがわかりました。
「このカードはリライタブル(500回まで書き換えられる)になっているのか。
凄いな、どんな仕組みなのかな?次のアポイントも記入できるの?
字数制限はあるけど、好きなことを書くことも出来る?なるほど便利だな。
顧客管理も出来るの。すごいねぇ」
各業者が独自のソフトを持っていていろいろなことが管理出来ます。そして必要なものをポイントカードに出力できます。でも出力できるものに制限があったり、そのソフトに今の現状を合うようにしなければならず、かえって受付業務が煩雑になりそうです。
「ちょっと現実的ではないかな・・・」

そんな時ICカードがあることを知りました。JRのスイカのようにピィッとすればいいやつです。そのほうがどうも応用範囲が広いようです。
早速ICカードの業者を呼んでいろいろ話を聞きました。
ICチップに番号が仕込まれていてその番号をカードリーダーが認識するのだそうです。後は自分たちに都合のいいようにソフトを作ればいろいろなことができるのです。
その仕組みを聞いているといろいろな創造がどんどん膨らんできました。
「ピィッとすれば認識されるのだから、えーと、そのカードリーダーをいろいろなところに置いてみると・・・・」

たとえば各診療室に置けば、患者様が今どこの診療室に何時に入って何時に出たか、どのドクターが見ているのかがわかります。
「すっごーい」
私たちのような各診療室が個室になっている場合や隣のビルにも診療室がある場合、全体が見渡せるので凄く便利です。
在庫室に置けば、誰がどれだけのものを持って行ったかが解り、在庫管理が出来ます。
受付に置けば、患者様の予約や清算や領収書発行が簡単に出来、もちろんポイント付与も自動的に出来ます。
「これなら煩雑にならない」

私は以前からもうひとつ解決しなければいけないことがありました。
それは受付での清算業務が煩雑なことです。患者様が一度にいらっしゃると受付がばたばたします。待たせないように前持って領収書を発行しておくのですが、それが返って仇となります。他の物品を買ったり、クレジットカードの仕様になると領収書の再発行になります。そのため毎日のように1日の売り上げと現金が異なるのです。それをあわせるために毎日のように受付が夜遅くまで仕事をしていました。
レジを買えば合うようになるかと思い購入しました。でもだめでした。

私の中にあった1つの解決方法。それはキャッシュレスでした。
受付で現金が発生しなければ金額が合わないこともなくなります。それにより清算業務から開放されればその分患者様に対応できる時間が出来ます。そうすれば今以上のより良いサービスが提供できるようになります。

それが出来ることがわかったのです。
前もって入金していただいていれば、ピィッとすれば清算が終わり、ポイントが自動的に加算されるのです。
なんと夢のようなシステムです。



やっぱり無理??

でもそこの会社の方に言われました。
「確かにあなたがおっしゃっているものを作ることは可能です。しかし問題はそれを動かすソフトを作ることです。作るとなると数千万円は掛かりますよ。普通このような話はどこかのソフト会社がこのような企画をし、ソフトを製作して病院に販売するというのはあります。しかしながら今回のように一歯科医院からこのような話を聞いてきたのは初めてです。大丈夫なのですか」
「いやどうかな。ははは・・・ちょっと話だけでも聞いてみたかったので」
やっぱり大手はほとんど相手にしてくれませんでした。
某大手会社なんかは約束した時間に結局連絡もなく来ませんでした。
「ま、こんなもんかな。でも諦めないぞ」

ICカードにも出来ないことがありました。
それはカード上にリライタブル(毎回書き直すこと)出来ないことです。
これだとお約束カードとしては機能しません。
次のアポイントの日時が印字されなければ意味がありません。

私たちはさらに調べてリライタブルの技術を持っている大手の会社にアポイントを取りました。
「リライタブルは特殊なフィルムの上に熱を加えながら書き換えています。問題はその熱でICチップに影響が出ないかどうか。展示会で実験的にそのようなことをやったことはありますが実用化までには至っていません。でも技術的には可能です」

ICカードとリライタブルの技術を組み合わせれば理想の形が出来上がります。
何か希望の光が見えてきました。僕だけでしょうか。
でもそこの会社の方にも言われました。
「技術的には可能ですが、まだ実験段階で。それにかなりお金が掛かりますよ」
「今は無理かも知れないけど、ちょっと話を聞いてみたかったんで。はははは・・・・」

やっぱり今は無理かなと思い、その話は一時消えていました。

でも今回新しい歯科医院を作り上げる上で、そう、新しいコンセプトを作り上げる上で、どうしてもこのシステムを実現化したくなりました。



そして、夢が現実に

そこで、今使用しているソフトの会社の人にだめもとで相談してみました。
「たとえばJRのスイカみたいにピィッとアポイントが簡単に取れて、そのカードに次回のアポイントが印字できたら良いと思いません?」
「良いですね。でもプラスチックカードは印字できないですよね。私たちもスイカみたいなものでなんか出来ないか考えていたんですよ」
「実は出来るんですよ」
私は今までの経過を話し始めました。リライタブルのシールをICカードの上に張れば実現可能なことを話しました。
「ちょっと面白そうですね。その担当の方に話を聞かせてもらえないですか」
希望の日が見えてきました。

そして柔軟な考え方をし続けていけるように努力していこうと改めて思いました。

こうしてソフト開発のための打ち合わせが始まりました。そんなある日
そのソフト会社の会長が別件でいらっしゃいました。
雑談の中で自分の夢や、コンセプトを思い切って話してみました。
「良いですね。先生のような考え方をしてらっしゃる先生は今どき珍しいですね。面白そうですね。私のほうからも押しておきますね」
「ヤッター。会長の鶴の一声さえあれば、鬼に金棒だ」
私たちは意気投合して長い間お互いに夢を語っていました。
もうその会長様は還暦を迎えられていますが、新しいものや、斬新な考え方には驚くほど柔軟で、やはりことを成し遂げる方はいつまでも輝きを失わないのだなと思いました。
僕も年をとってもいつまでも目の輝きを失わないように

 

ますます便利な神宮前矯正歯科へ

このカードは今の神宮前矯正歯科で使用できるようになります。ポイントを使って、今の矯正ライフをますます楽しんでくださいね。
チャージ金からお金を払ったらポイントが貯まるだけでなく、誕生日おめでとうポイントとか、お祝いポイントとか、待たせてごめんなさいポイントとかいろいろなポイントを用意しました。
そのポイントを使って、歯ブラシや歯磨き粉など物品の購入や調整料やホワイトニングなどいろいろなことができるんですよ。
さらにこのカードにANAやJALカードのようなプレミアムポイントを導入しました。より木目の細かいおもてなしをできるようにしたかったからです。
皆様楽しみにしていて下さいね。
まもなく使用可能になります。

ちなみにポイントの名前はスマイレージです。1スマイレージ、2スマイレージと言って下さい。私たちの変わらぬコンセプト「笑顔」のスマイルとマイレージをかけてみました。ちょっと恥ずかしいかも知れませんが、仲良くお付き合いくださいね。

よろしくお願いしまーすっ!

 

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